Korkeakoulujen tutkimustietokantojen seurantaryhmä on kokoontunut toimikautensa aikana yhteensä 11 kertaa. Yksi kokouksista pidettiin VTT:n tiloissa, yksi Tilastokeskuksessa ja loput Helsingin yliopistolla. Ryhmä on pyytänyt korkeakouluja, Suomen Akatemiaa, Tilastokeskusta, Tieteellisten kirjastojen ATK-yksikköä ja TEKESiä nimeämään yhdyshenkilön ja toimittanut näille materiaalia ja aiempia versioita tietokannan sisällön kuvailusta, sekä saanut palautetta eri tahoilta. Ryhmä on pyrkinyt siihen, että eri tahot ovat voineet hyvissä ajoin ottaa kantaa laadittuihin suunnitelmiin ja tuoda omat näkemyksensä esille. Palaute on ollut pääsääntöisesti rakentavaa.

Helsingin yliopiston nimissä anottiin opetusministeriöltä määrärahaa vuodeksi 1993 hanketta tukevaan työhön, joka raha myös myönnettiin. Sen turvin palkattiin mm. fil.yo. Mikko Lounela runsaaksi puoleksi vuodeksi. Hän suoritti suurimman osan tietosisällön ATK-teknisestä koostamisesta, testasi määritysten toimimisen käytännössä sekä laati SGML-määritystä vastaavan tekstitietokantasovelluksen ja muunnokset näiden välille. Lounela kirjoitti myös lähtöversion osasta tämän raportin tekstiä. Muut osat ja raportin viimeistelyn on tehnyt puheenjohtaja.

Ajatus tutkimusrekisterin perustamiseksi ei ole uusi. Jo 1970-luvun puolivälissä toimi Heikki Kallion johtama Tutkimusrekisterikomitea, joka julkaisi mietinnön,Tutkimusrekisterikomitean mietintö, Komiteamietintö 1976:45, Helsinki jossa oli verraten yksityiskohtaiset suunnitelmat valtakunnallisen rekisterin ja sitä ylläpitävän organisaation perustamiseksi. Mietintö ei kuitenkaan johtanut käytännön toimenpiteisiin valtakunnallisten rekisterien toteuttamiseksi.

Runsasta kymmentä vuotta myöhemmin käynnistyi Tieteellisen informoinnin neuvoston (TINFO) tuella keväällä 1986 hanke, jonka tehtävänä oli selvittää Suomen tutkimusrekisteritilanne sekä laatia ehdotus tutkimusrekisterien tietosisällöstä ja tiedon esitysmuodosta. Sen tuloksena oli Nyrhisen ja Ylisen raportti,Kirsi Nyrhinen ja Ann-Britt Ylinen, Tutkimustoiminnan rekisteröinti --- ehdotus tutkimusrekisterin tietosisällöksi, OTA-kirjasto A10, Teknillisen korkeakoulun kirjasto, Otaniemi, 1987. jossa olevat ohjeet toistetaan opetusministeriön 10.3.1989 päivätyissä ohjeissa tutkimusrekisterien laatimiseksi.Mukaan lukien painovirhe, jossa tutkimuksen vaiheen koodiksi on tullut TV (p.o. VA), alkup. raportin s. 41, ohjeen s. 8. Nämä synnyttivät tietyn määrän kiinnostusta, mutta eivät sinänsä johtaneet korkeakoulukohtaisten tai valtakunnallisten tutkimusrekisterien syntyyn.

Opetusministeriö rahoitti seuraavaksi ns. TUTKA-projektin, jossa pääosin Oulun yliopistossa laadittiin relaatiotietokantasovellus em. ohjeiden mukaisesti. RaporttiKorkeakoulujen tutkimustietokanta TUTKA: Loppuraportti, Opetusministeriön työryhmien muistioita, 1991:28, Helsinki 1991. lähetettiin lausuntokierrokselle korkeakouluihin ja muihin asianosaisiin laitoksiin. TUTKA-hankkeen palautetta voidaan ehkä hahmottaa eri tavoin, mutta selvää on, että yleistä hyväksymistä hanke ei saanut, eikä sen pohjalta ole syntynyt rekistereitä.

Itse asiassa osa TUTKA-hankkeen kritiikistä oli ankaraa. Suomen Akatemia suhtautui hankkeeseen torjuvasti, samoin Helsingin yliopiston matemaattis-luonnontieteellinen osasto. Tilastokeskus katsoi, ettei rekisteri toteutuessaankaan kiinnostaisi sitä. Monet palautteen antajista näyttivät suhtautuvan hyväntahtoisen myönteisesti hankkeeseen, kunhan joku muu sen toteuttaisi. Eräät korkeakoulut olivat vastahakoisia hankkimaan yhtä sovellusta varten kallista tietokantaohjelmistoa, jota muuten ei käytetty.

Korkeakoulujen tutkimusrekisteri on siten toteutunut varsin hitaasti. Tämä on jokseenkin erikoista, jos sitä verrataan siihen, että Valtion teknillinen tutkimuskeskus perusti oman tutkimusrekisterinsä jo 1975. Rekisteri oli aluksi eräkäyttöinen, mutta vuodesta 1984 lähtien tiedot ovat olleet saatavilla Valtion tietokonekeskuksen MINTTU-tietopalveluna valtakunnallisestikin. Tämä rekisteri on toiminut ennen kaikkea osana VTT:n sisäistä hallintorutiinia. Sen pohjalta myös tulostetaan vuosittaiset luettelot käynnissä olleista tutkimuksista sekä uutuusluettelot vuoden aikana. Sama tieto tarjoillaan tietokantapalveluna nykyään MINTTU-palvelun lisäksi Otaniemen tietokantaverkossa ajantasaisena.

Tutkimustietokantahankkeesta aiemmin esitettyyn kritiikkiin on perehdytty ja se on pyritty ottamaan huomioon. Yhteydenpitoa eri korkeakoulujen, Suomen Akatemian ja muiden tahojen kanssa on pyritty myös hoitamaan tiiviimmin ja ennen kuin ryhmän suositukset ovat saaneet lopullisen muotonsa.

Tärkeänä tekijänä tutkimusrekisterihankkeiden hitaalle edistymiselle korkeakouluissa lienee ollut se, että niitä ei ole koettu kovinkaan hyödyllisiksi itse tutkijayhteisön kannalta. Aiempia hankkeita perusteltiin sillä, että tutkijat löytäisivät sitä kautta toisia alan tutkijoita ja uusia yhteyksiä. Suomen pienuuden ja tutkimustoiminnan luonteen vuoksi tämä peruste oli suuresti liioiteltu. Arvostelijat ovat aivan oikein katsoneet, että tutkija, joka löytää kollegansa vasta rekisterin avulla, on perin heikko (tai aloitteleva) tutkija.

Aiemmin tutkija sai rahoitusta tutkimukselleen esim. Suomen Akatemiasta ja oli tilivelvollinen vain rahoittajalleen. Laitos ja erityisesti tiedekunta oli varsin vähän tietoinen tai kiinnostunut tutkimushankkeista. Olosuhteet ovat muuttuneet ratkaisevasti, kun korkeakoulujen hallinto on uudistunut ja samalla on siirrytty tuloksellisuutta korostavaan ja palkitsevaan toimintamenobudjetointiin . Nykytilanteessa tiedekunta ja sen voimavaroista päättävä dekaani arvioi laitosten kaikkea toimintaa: sekä opetuksen tuloksellisuutta että tutkimustoiminnan tasoa ja laajuutta.

Uudessa tilanteessa on jokseenkin ilmeistä, että tiedekuntataso tarvitsee tietoja laitoksilla suoritettavasta tutkimuksesta, ja että laitoksilla on intressi tarjota tällaista. Dekaani vertaa kutakin laitosta toisaalta tiedekuntansa muihin laitoksiin ja toisaalta saman alan muihin laitoksiin muissa korkeakouluissa. Hyvän tutkimuksen erottaminen keskinkertaisesta ei voi onnistua pelkkiä määriä mittaamalla, eikä tutkimushankkeiden rekisterillä kannata pyrkiä tällaiseen. Tavoitteeksi tulisi ottaa yleiskuvan ja avaintietojen antaminen kustakin hankkeesta siten, että kyseisen alan tai lähialan tuntija saa alustavan kuvan tutkimuksesta, sekä voi helposti hankkia lisää tietoja ja tarkistaa sekä arvioida niitä.

Aiemmissa vaiheissa tutkimusrekisterihanketta perusteltiin myös muun yhteiskunnan ja elinkeinoelämän tarpeilla. Kun korkeakoulut ovat viime vuosina avautuneet muuhun yhteiskuntaan, nämä ovat oikeansuuntaisia perusteita, mutta niiden merkitys vaihtelee tieteenaloittain. Tällaiset yhteydet saadaan helposti toteutetuksi, jos rekisteritiedot ovat olemassa, mutta ne eivät ole olleet riittäviä käynnistämään rekistereitä.

Ensimmäiseksi tavoitteeksi on asetettu se, että tutkimushankkeista kerättäisiin tietoja tutkimusyhteisön omilla ehdoilla ja sen omiin tarpeisiin, ei ensisijaisesti ulkopuolisten tahojen palvelemiseksi. Päätavoitteeksi ei aseteta myöskään valtakunnallisten tai korkeakoulukohtaisten summatietojen keräämistä. Käytännössä tämä merkitsee tietojen laadullisen puolen korostamista määrällisen kustannuksella. Hanketta koskevat tiedot hahmotetaan pikemminkin tutkimushankkeen yleiskäyttöiseksi esitteeksi kuin tavanomaiseksi rekisteriksi. Esite voidaan ajatella yhden tai kahden sivun mittaiseksi yleiskatsaukselliseksi selosteeksi erotukseksi rekistereistä, joita tyypillisesti vain hallintohenkilöt käyttävät ja joista ajettavat raportit ovat yleensä summa- ja kappalemäärätietoa.

Toisena periaatteena voidaan mainita pyrkimys siihen, että tutkimushankkeiden tarvitsisi antaa tiedot käynnistymisestään ja edistymisestään vain kertaalleen ja, että nämä tiedot riittäisivät eri tahoille, jotka nykyään edellyttävät hankkeilta vuosittaisia tietoja. Olemassa olevien tarvitsijoiden lisäksi samoilla tiedoilla voitaisiin helposti tyydyttää muita tarvitsijoita ilman, että siitä koituu tutkijayhteisölle hallinnollista vaivaa. Tätä tietojen monikäyttöisyyttä ei kuitenkaan voida saada aivan samalla vaivalla kuin, mitä yhden tavanomaisen raportin laatiminen vie. Nykytilanteessa päällekkäinen raportointi on kuitenkin siksi yleistä, että suoranaisiin säästöihinkin voidaan päästä. Rahoittajatahoista ainakin Suomen Akatemia on alustavasti kelpuuttanut tässä raportissa esitettävän tietosisällön mukaiset raportit tutkimushankkeiden vuosittaisiksi edistymisraporteiksi. Rahoittajatahot luonnollisesti edellyttävät omien hallintorutiiniensa mukaisia minimivaatimuksia tiedoille, joista joidenkin täyttäminen on muutoin vapaaehtoista tai korkeakoulujen omien käytäntöjen varassa.

Seurantaryhmä on tulkinnut olemassa olevien ja perustettavien rekisterien kuvaavan ensisijaisesti tutkimushankkeita, eikä siis välttämättä kaikkea tutkimustoimintaa, jota korkeakouluissa tapahtuu. Tätä linjaa voidaan pitää selkeämpänä ja tutkimusyhteisön toiminnan kannalta käyttökelpoisempana kuin sitä, että kohteena ja jaotteluperusteena olisi tutkimus yleensä. Omaksuttu linja ei mitenkään sulje pois pienempien tai yksinomaan virkatyönä suoritettujen tutkimusten sisällyttämistä tietokantoihin niissä korkeakouluissa, missä näin halutaan. Toisaalta tällaisia tutkimuksia on perinteisesti arvioitu ja raportoitu niiden tuloksena syntyneiden julkaisujen perusteella, joten korkeakoulukohtaiset julkaisurekisterit saattavat hyvinkin riittää tällaisen tutkimuksen kuvailemiseen.

Tutkimustietokannan tietosisältö on pääosiltaan yhdenmukainen opetusministeriön aiemman suosituksen, Oulun yliopiston järjestelmän, Euroopan yhteisön ohjeiden sekä jo toiminnassa olevien VTT:n ja Teknillisen korkeakoulun tutkimustietokantojen kanssa. Tarvetta varsinaisiin muutoksiin on ollut vain vähän. Tietosisällön muotoa on lähinnä tarkennettu ja täsmennetty eräin kohdin. Näkyvin muutos on ehkä se, että tiedot on järjestetty edellä esitettyjen periaatteiden perusteella esitteelle sopivampaan järjestykseen.

Tutkimushanketta kuvaavan tietueen ajatellaan olevan kumulatiivinen siten, että vuosien kuluessa sen tiedot karttuvat, eivätkä uudet tiedot välttämättä korvaa aiempia. Näin esim. tutkimukseen osallistuneen henkilökunnan muutokset ilmaistaan siten, että poistuneelle henkilölle kirjataan loppupäivä ja uusi henkilö lisätään luetteloon. Vastaavasti uuden vuoden rahoitustiedot varustetaan vuosiluvulla, eikä niiden tarvitse syrjäyttää entisiä. Samoin uudet julkaisut tulevat entisten jatkoksi.

Monet tiedot ovat kiinteitä, eikä niihin ole tarvis (eikä ehkä lupakaan) kajota kesken hanketta (esim. tutkimussopimuksen numero, vastuullisen johtajan nimi, jne.). Muutama tieto (kuten tiivistelmä ja edistyminen) on ilmoitustaulun luontoinen, projekti saa ilmoittaa siinä hyödylliseksi katsomaansa tietoa ja uudistaa sitä tarpeen mukaan.

Korkeakouluihin perustettavien tutkimushankkeiden tietokantojen yhteensopivuutta ei ole tässä vaiheessa mahdollista ratkaista valitsemalla yhtä ohjelmistoa ja tietokannan määrittelyä, joita kaikki korkeakoulut käyttäisivät. Sen sijaan on valittu menettely, jossa määritellään tietty vaihtoformaatti ja sille tarkka tietosisältö. Yksittäisen korkeakoulun tutkimustietokannan voidaan katsoa olevan yhteismitallinen ja yhteensopiva valtakunnallisesti, jos sen tiedot voidaan ohjelmallisesti ja mekaanisesti muuntaa tämän vaihtoformaatin muotoon siten, että tuloksessa tiedot ovat oikeanmuotoisina oikeissa kentissään, ja että kaikki tarvittavat tiedot ovat mukana. Parhaassa tapauksessa muunnokset voidaan suorittaa molempiin suuntiin, eli myös vaihtoformaatista paikallisen tietokannan muotoon. Jos edestakainen siirto onnistuu tietojen häviämättä tai vääristymättä, on yhteensopivuus kääntäen yksikäsitteinen.

Vaihtoformaatin rakenne määritellään Standard Generalized Markup Language eli SGML-nimisen standardin (ISO 8879) avulla. Tämän formalismin avulla on helppo määritellä tutkimushankkeen kuvailu sellaiseksi kuin on tarpeen. SGML ei aseta rajoituksia kenttien pituudelle, toistumiselle tai sille, että osakenttinä on itsessään monimutkaisen rakenteen mukaisia osia. Tässä suhteessa SGML on olennaisesti yleisempi kuin relaatiotietokannat, jotka yleensä käyttävät määrämittaisia kenttiä, tai vastaavasti tekstitietokannat, joilla on yleensä hierarkkista rakennetta koskevia rajoituksia.

Varsin pienillä kuluilla ja helposti saatavilla yksinkertaisilla välineilläInternet-verkosta saatavalla SGMLS-nimisellä jäsentimellä ja SGMLSASP-muuntimella, Macintoshilla toimivalla Author/Editor-nimisellä SGML-editorilla (joka oli maksullinen) ja ilmaiseksi saatavalla TeX-ohjelmalla. on voitu kokeeksi laatia TRIP-tekstitietokannan määritys ja pienimittainen koesisältö, sekä konversio-ohjelmat kumpaankin suuntaan. Samalla on laadittu muunnosohjelmat, joilla SGML-tietueista tuotetaan siistiksi muotoiltu paperidokumentti, joka voi toimia kunkin tutkimushankkeen vuosikertomuksena ja esitteenä. Muunnosohjelmat ovat vapaasti korkeakoulujen käytettävissä.

Jos ryhmän suositukset toteutuvat, on valtakunnallisen rekisterin aikaansaaminen lähinnä suoraviivainen toteutusasia, joka edellyttää tiettyjä laite- ja ylläpitoresursseja ja vastaavia ministeriötason päätöksiä. Yhteinen rekisteri olisi käytännön edellytyksenä paitsi tietojen tarjoamiseksi korkeakoulujen ja tiedekuntien johdon tarpeisiin, myös tietojen yhdistelemiseksi esim. tieteenalakohtaisiksi hakemistoiksi.

Tässä raportissa käytetty SGML-standardi saavuttaa nopeasti laajempaa suosiota ja tulee nopeasti yhä laajempien piirien tietoisuuteen ja käyttöön. Se ei tätä kirjoitettaessa kuitenkaan ole maassamme kovin laajalti tunnettu. Sen vuoksi kolmas luku johdattelee lyhyesti SGML-standardin pääpiirteisiin, ja sen avulla on helpompi perehtyä yksityiskohtaisempaan tietosisältöön, josta raportin loppuosa koostuu.

Suosituksen mukaisiin tietokantoihin voidaan korkeakoulujen ja rahoittajaorganisaatioiden harkinnan ja päätösten mukaan kerätä tietoja tutkimushankkeista. Samojen tahojen on myös laadittava yksityiskohtaisia kriteerejä, joilla ratkaistaan, milloin yhteen kuuluvat eri päätöksillä rahoitetut osat raportoidaan yhtenä kokonaisuutena ja milloin erillisinä hankkeina, jotka viittaavat toisiinsa. Rahoittajat, kuten Suomen Akatemia ja TEKES laatinevat omia ohjeitaan, ja korkeakoulujen hallinnot puolestaan antanevat ohjeita, jotka ovat sopusoinnussa näiden kanssa ja ottavat lisäksi huomioon korkeakoulun omat tarpeet.

Voidaan olettaa, että tutkimustietokantoihin halutaan ainakin seuraavanlaisia kriteerejä täyttäviä hankkeita:

Korkeakoulun ulkopuolelta (Suomen Akatemialta, TEKESiltä, säätiöiltä, yrityksiltä tms.) rahoitusta saaneita tutkimushankkeita tai tilaustutkimuksia.

Tämä vastaa käytännön termeillä sitä, että yksikköinä ovat tutkimushankkeet, eikä tutkimus sinänsä. Rekisterien käyttäminen myös pienimuotoisen tutkimuksen kuvaamiseen on kuitenkin teknisesti mahdollista ja korkeakoulujen päätäntävallassa, kuten aiemmin todettiin. Opetusministeriön aiemmassa suosituksessa on pidetty sisällyttämisen rajana kahdentoista henkilötyökuukauden kokonaispanosta. Seurantaryhmän kannalta yllä kuvailluilla tai vastaavilla tavoilla voimavaroja saaneet hankkeet ovat ensisijaisia raportoinnin yksiköitä. Kukin korkeakoulu voisi itse päättää tarpeestaan sisällyttää virkatyönä tehtyä tutkimusta tutkimusrekisteriinsä, vaikkakaan selvää perustetta niiden vaatimiselle ei yleisesti olekaan. Henkilötyömäärän arviointikin voi olla hankalaa silloin, kun opettajien ajankäyttöä ei kirjata tai raportoida.

Yhtenä yksikkönä tai tietueena ilmoitetaan yleensä yhdellä rahoituspäätöksellä käynnistetty hanke, jolla on tietty alkamis- ja päättymispäivämäärä. Jos hankkeen rinnalle syntyy liitännäis- tai tytärprojekteja, joilla on oma alkunsa ja loppunsa sekä rahoituspäätöksensä, ne ilmoitetaan erillisinä yksikköinä, mutta emo- ja tytärprojektit laitetaan viittaamaan asianmukaisesti toisiinsa.

Voidaan myös katsoa, että hanketta koskevat täydentävät rahoituspäätökset eivät sinänsä johda erillisen tietueen perustamiseen, vaikka niihin liittyisi myöntävän viranomaisen eri päätösnumero tai sopimuskoodi. Ratkaisu yksittäistapauksissa jätetään myöhempien ohjeiden ja tutkimuksen vastuullisen johtajan terveen harkinnan varaan.

Toisaalta yksi hanke voi käynnistyä useamman osapuolen yhteisellä sopimuksella, jolla kukin taho panostaa rahaa tai muita resursseja hankkeeseen. Tällaisella hankkeella olisi siis yksi nimi, yksi alkamis- ja yksi päättymispäivä, sekä yksi vastuullinen johtajakin. Tällainen voidaan mielellään käsitellä yhtenä yksikkönä, ja antaa sille tarvittaessa useampikin sopimuskoodi, jos eri osapuolilla on rahoituspäätöksilleen omat tunnukset. Edellytyksenä yhdeksi hankkeeksi tulkitsemiselle on se, että osapuolten kesken on sopimus, jolla koko hankkeen käynnistäminen määritellään.

Suurissa, valtakunnallisissa tai kansainvälisissä projekteissa voi samalla päätöksellä käynnistyä osahankkeita useammassa korkeakoulussa. Tällöin kukin osa raportoidaan oman korkeakoulun tietokantaan, mutta hankkeen tutkimussopimuksen koodina käytetään yhteisiä tunnuksia, joiden avulla suuremman hankkeen osat voidaan löytää ja tunnistaa.

Tutkimushankkeiden kuvauksessa on varattu monipuoliset mahdollisuudet viitata läheisesti liittyviin mm. saman tai eri korkeakoulun puitteissa toimiviin muihin hankkeisiin. Tätä mekanismia tulee käyttää yhteen kuuluvien, mutta eri aikana alkavien tai päättyvien, tai muutoin erillisenä raportoitavien osien kohdalla.

Tässä jaksossa esitellään seurantaryhmän täsmentämää tutkimusrekisterin tietosisältöä lyhyesti ilman konkreettista formalismia. Yksityiskohtaisempi selostus tietoalkioista ja niiden rakenteesta on tämän raportin jälkiosassa. Huomattakoon myös, että kukin korkeakoulu voi omaan tietokantaansa sisällyttää muitakin tietoja kuin mitä tässä raportissa mainitaan.

Yleisiä tietoja. Nämä tiedot koskevat koko tietuetta ja ne syntyvät enimmäkseen automaattisesti ilman, että hankkeiden itse täytyy niistä huolehtia. Tutkijat eivät yleensä myöskään itse tarvitse näitä tietoja: tietueen numero, tietokannan omistaja, tutkimustietueen kieli, tietueen täyttöaste, tietueen luontipäivä, tietueen viimeinen päivityspäivämäärä. (Vrt. kohta s. .)

Tutkimuksen nimi suomeksi (tai ruotsiksi) ja sama englanniksi. (Vrt. kohta s. .)

Tutkimussopimuksen tiedot. Hankkeet pyritään tunnistamaan ensisijaisesti rahoittajan tms. antaman ja muutenkin olemassa olevan numeron mukaan mikäli mahdollista. Sekä rahoittajaosapuolelle että sopimuksen numerolle on varattu erillinen osakenttä. Tarvittaessa voidaan viitata useampaankin sopimukseen. Huomaa kuitenkin edellä kuvaillut periaatteet hankkeiden raportoimisesta erillisenä tai yhdessä. (Vrt. kohta s. .)

Tutkimuksen tyyppi. Luokituksia, joiden avulla tilaustutkimukset voidaan erottaa muista tutkimuksista. Soveltavan, perustutkimuksen ja kehitystyön osuudet voidaan tarvittaessa ilmaista. (Vrt. kohta s. .)

Tutkimuksen vastuuhenkilö. Voidaan antaa riittävällä tarkkuudella: etunimi, sukunimi, asema kyseisellä laitoksella. (Vrt. kohta s. .)

Organisaatio. Riittävät tiedot korkeakoulusta ja laitoksesta kuten osoite, puhelin, telefax, sähköposti jne. Myös englanninkieliset versiot on mahdollista ja toivottavaakin antaa yksikön nimistä. Suorittavasta laitoksesta yleensä mekaanisesti riippuvat tiedot, kuten tiedekunta ja KOTA-koulutusalakoodi ovat tässä yhteydessä. Näitä tutkijoiden ei yleensä tarvitse itse täyttää. (Vrt. kohta s. .)

Tiivistelmä. Erikseen on mahdollista antaa tutkimushankkeen pysyväinen kuvailu ja edistyminen eli kertomusvuoden lopun tilanne. Tiivistelmä voidaan antaa erikseen myös englanninkielisenä. (Vrt. kohta s. .)

Avainsanat ja asiasanat. Tutkimusta kuvaavat kontrolloidut asiasanat valitaan Yleinen suomalainen asiasanasto -teoksesta, tarkistamattomat tai asiasanaston ulkopuolelta tulevat sijoitetaan avainsanoiksi. Vastaavat englanninkieliset kontrolloimattomat avainsanat ja UNESCOn SPINES-thesauruksen mukaiset kontrolloidut asiasanat annetaan myös erikseen. (Vrt. kohta s. .)

Erillinen kenttä on varattu mahdollisille tutkimuksessa käytetyille erityisille laitteille. Joillakin tieteenaloilla voidaan tutkimuksia hyödyllisesti kuvailla menetelmän avulla. Nämä kaksi tietoa koskevat yleensä vain eräitä tieteenaloja. (Vrt. kohta s. .)

Luokitukset. Pakollisiksi on valittu opetusministeriön ns. KOTA-oppiaineluokitus ja Euroopan yhteisön nk. CERCS-luokitus. Valinnaisesti voidaan antaa UDK-luokitukset ja Tilastokeskuksen toimialaluokitukset, sekä mikä tahansa muukin tieteenalalla yleisesti käytetty luokitus, kunhan se identifioidaan. (Vrt. kohta s. .)

Aikataulutiedot. Hankkeen alkamis- ja loppumispäivämäärät. Lisäksi valmiissa tietokannassa on se päivämäärä, jota tietueen tiedot koskevat, mutta tämä tieto voidaan täyttää tietokannan ylläpitäjän toimesta. Tieto tutkimuksen vaiheesta (käynnissä, päättynyt, ...) annetaan myös tässä. (Vrt. kohta s. .)

Rahatiedot. Tiedot annetaan yleensä vuosittain ja erikseen voidaan antaa kuluneet ns. perusvoimavarat ja erityisvoimavarat (jotka tulevat omasta korkeakoulusta) ja erikseen kustakin rahoituslähteestä tulleet varat. Tiedot ovat normaalisti markkoja, mutta voivat olla henkilötyökuukausiakin, milloin jokin firma tai esim. Akatemia kustantaa muista varoista hankkeeseen tutkijan. Koko hankkeen laajuutta arvioidaan yhteenlasketuilla henkilötyökuukausilla, joka on pakollinen tieto. Rahoista on myös mahdollista antaa lisäksi vapaamuotoinen selostus. Rahatietojen pitäisi mieluiten tulla suoraan korkeakoulun kirjanpidon tietojärjestelmistä. Kukin korkeakoulu ja mahdollisesti rahoittaja sanelee omat toivomuksensa tutkimushankkeilleen siten, että tarvitsija saa haluamansa tiedot rahojen käytöstä. Ainoastaan henkilötyökuukausien summaa kertomusvuodelta esitetään yleisesti pakolliseksi tiedoksi. (Vrt. kohta s. .)

Tutkijat. Tutkimukseen osallistuvat ja osallistuneet tutkijat annetaan tarvittavalla tarkkuudella: Sukunimi, etunimet, oppiarvo, mukanaolon alku- ja mahdollinen loppupäivä, sekä asema tutkimuksessa. Kansalaisuutta, sukupuolta ja oppiarvon suoritusvuotta varten on kentät, jos tietoja tarvitaan. (Vrt. kohta s. .)

Julkaisut. Painetut julkaisut (ei siis käsikirjoituksia) ilmoitetaan riittävällä tarkkuudella, joka voi vaihdella esim. korkeakouluittain. Itse kirjoitetuista tai toimitetuista kirjoista, kokoomateoksissa ja aikakausjulkaisuissa ilmestyneistä artikkeleista annetaan riittävät bibliografiset tiedot, esim. kirjasta vähintään tekijän nimi, kirjan nimi, kustantaja ja julkaisuvuosi, mutta mielellään lisäksi sivumäärä, ISBN-numero jne.Voidaan olettaa, että kullakin korkeakoululla on julkaisurekisteri, johon julkaisutietoja muutenkin kerätään. Tiedot tutkimusrekisteriin olisi yleensä helppo saada julkaisurekisteristä, jos siinä on varattu mahdollisuus antaa tutkimushankkeen identifioiva lisätieto kullekin julkaisulle. Tällöin riittää, että tutkijat antavat julkaisutietonsa vain kertaalleen. Patentit ja julkaistut tietokoneohjelmat tai muut ATK-tallenteet ilmoitetaan antamalla vastaavia tietoja. (Vrt. kohta s. .)

Opinnäytteet. Opinnäytteet muodostavat olennaisen osan hankkeiden jatkokoulutustehtävän tuloksista ja niistä ilmoitetaan tekijän suku- ja etunimet, laitos, jossa suoritettu, opinnäytteen nimi ja hyväksymisvuosi. (Vrt. kohta s. .)

Viitteet muihin tutkimuksiin. Tämä on tärkeä kohta, jolla varmistetaan sukulaisprojektien yhteenkuuluvuus sekä ilmoitetaan erilaiset yhteistyötahot. Viitteet annetaan ensi sijassa samanlaisilla sopimuskoodeilla kuin, millä hankkeet itsekin tietueen alkuosassa tunnistetaan. Tarvittaessa voidaan lisätä vapaamuotoista tekstiä yhteistyökertomuksena. (Vrt. kohta s. .)

SGML eroaa tavanomaisista, esim. relaatiotietokannoista siten, että tietojen pituudelle ei ole kiinteitä rajoja ja sikäli, että tietoalkioiden järjestys ja hierarkkisuus on hyvin vapaasti määriteltävissä. Perinteiseen tietokantatyyliin määritellyn tietuemallin, esim. opetusministeriön aiemman tutkimustietokantoja koskevan ohjeen pukeminen SGML:n DTD:ksi onkin yleensä helppoa.

Toisaalta SGML eroaa tavanomaisista tekstitietokannoista kuten TRIPistä siinä, että tekstitietokannoissa on usein melko puutteelliset mahdollisuudet esittää hierarkkisia rakenteita, joissa toistuu itsessään rakenteen omaavia osatietoja (kuten tutkimuksen julkaisutiedot ja rahoitustiedot).TRIP-tekstitietokannoissa näyttää olevan rajoitus, jonka takia vain yhtä itsessään rakennetta sisältävää kenttää voidaan käyttää toistuvana kenttänä.

Näiden hyvien ominaisuuksien vastapainoksi on todettava, että SGML on määrittelykieli, eikä itsessään tietokantaohjelma. Se, että tiedot ovat SGML:n muodossa, ei nykyisellään vielä merkitse sitä, että niitä voidaan suoraan hakea jollakin valmiilla ohjelmatuotteella. Lähikuukausien aikana tämän odotetaan tulevan yleisesti mahdolliseksi ns. oliotietokantojen tullessa markkinoille. (Näiden odotetaan tulevaisuudessa korvaavan laajalti nykyisiä relaatiotietokantoja.) Jo nyt on kuitenkin yleisesti ja helposti saatavilla joukko ohjelmia ja työkaluja SGML-muotoisen tekstitiedon käsittelemiseksi: jäsentimiä koodien oikeellisuuden tarkistamiseksiAiemmin mainittu SGMLS on ns. Amsterdamin jäsentimen julkinen (public domain) versio, joka toimii mm. Unix-järjestelmissä. Lähes sama ohjelma on myös vapaasti saatavissa MSDOS-käyttöjärjestelmän alaisuudessa toimiville mikrotietokoneille. ja tiedon muuntamiseksi toisiin muotoihinAiemmin mainittu SGMLSASP on saatavissa ilmaisena samoille laitteille kuin SGMLS:kin. Tämä ohjelma ottaa jäsentimen purkaman, täydentämän ja käsittelemän tiedon määrämuodossa ja korvaa siinä olevat tietoalkioiden alku- ja loppumerkinnät halutulla tavalla., editoreitaAuthor/Editor, josta siitäkin mainittiin aiemmin, on saatavissa Macintoshille, MS Windows -ympäristöön ja Unix-koneissa käytettyihin MOTIF- ja Open Look -käyttöliittymiin. Sen avulla on helppo tuottaa varmistetusti oikeanlaista DTD:n mukaista tietoa. Ohjelma näyttää ruudulla tietueen kenttineen rakenteisena. Rakennetta voi selventää ja korostaa käyttämällä sopivia kirjasinlajeja eri tyyppisille kentille. Author/Editor edellyttää ja toisaalta tuottaa täysillä kenttien alku- ja loppumerkeillä varustettua tietoa. annetun DTD:n muotoisten dokumenttien laatimiseksi ja päivittämiseksi sekä erilaisia tekstinkäsittely- ja julkaisuohjelmia SGML-muotoisen tekstin siistiä tulostamistaTavanomaiset Unix-järjestelmissä toimivat Free Software Foundationin groff-ohjelmat, Donald Knuthin TeX ja LaTeX ovat vapaasti saatavissa, ja mitä tahansa niistä voidaan käyttää tuottamaan siistejä tulostuksia tutkimustietokantojen sisältämistä tiedoista. Monet näistä toimivat myös muissa ympäristöissä. Kaupallisista ohjelmista mainittakoon WordPerfectin INTELLITAG-ohjelma, joka muuntaa SGML-dokumentin WordPerfect-tiedostoksi ja lisää siihen määrittelyn mukaisen muotoilun. varten.

Rakenteen ilmaiseminen SGML:n puitteissa perustuu tekstiin lisättävään kooditukseen (tagging), joka on selväkielistä eli näkyvää. Koodit osoittavat tekstialkioiden alkamista ja loppumista, esim. seuraavassa on henkilöä tarkoittava hlo-niminen alkio, joka koostuu sukunimi ja etunimet -nimisistä alkioista: Virtanen&etago;sukunimi> Artturi I.&etago;etunimet>&etago;hlo> Elementti alkaa kulmasuluissa olevalla alkion nimellä ja päättyy vastaavasti kulmasuluissa olevaan alkion nimeen, jonka edessä on kauttaviiva. Dokumentin tyyppimäärityksen eli DTD:n kielellä yllä oleva rakenne vastaa seuraavaa:

Alkiot, jotka eivät jakaudu edelleen osiinsa (kuten sukunimi ja etunimi) merkitään #PCDATA -tyyppiseksi (Parsed Character Data). Alkio hlo puolestaan määrityksen mukaan jakautuu osa-alkioihin sukunimi ja etunimi.

Esimerkin kooditus oli täydellistä, eli jokaisen alkion alkaminen ja loppuminen oli nimenomaisesti merkittynä. SGML antaa mahdollisuuden jättää pois sellaisia alku- ja loppukoodeja, jotka voidaan yksiselitteisesti päätellä asiayhteydestä. Esimerkki voitaisiin kirjoittaa lyhyemmin monellakin eri tavalla, esim.: VirtanenArtturi I.&etago;hlo>

Koodien poisjättämisen sallimista tai kieltämistä merkitään elementin määrittelyssä elementin nimen perässä olevalla merkinnällä (- o) tai (o o). Ensimmäinen merkki vastaa alkukoodin pakollisuutta (-) tai valinnaisuutta (o), ja jälkimmäinen vastaavasti loppukoodin poisjättöä eli minimointia.

Alkiot voivat sisältää alkioita, jotka voivat puolestaan sisältää alkioita, ilman rajoitusta rakenteen syvyydelle. Samannimisiä alkioita, kuten esimerkin hlo voi esiintyä rakenteisen dokumentin eri osissa, kuten juuri tämä alkio tutkimustietueessa vastuuhenkilönä, hankkeen tutkijoina ja julkaisujen tekijöinä.

Joitakin tietoalkioita voi olla toistettuna useampiakin kappaleita, esim.

Tässä tutkijat alkio koostuu yhdestä tai useammasta tutkija -tyyppisestä alkiosta. Jos plus-merkin sijasta olisi käytetty tähteä (*), olisi sallittu nolla, yksi tai useampia alkioita. Kysymysmerkillä puolestaan merkitään valinnaista alkiota, joita saa olla yksi tai nolla kappaletta, esim.: Tässä päivämäärässä pvm saa olla päivä pp tai se saa puuttua, samoin kuukausi, mutta vuosi vv on pakollinen.

SGML sallii muunkinlaisia lyhennysmerkintöjä. On esimerkiksi helppo määritellä, että aiemman esimerkin sukunimen ja etunimen välissä oleva pilkku (,) merkitsee sukunimi-alkion sisällä sen loppumista ja etunimi-alkion alkua. Esimerkki yksinkertaistuisi täten edelleen. Emme kuitenkaan käytä tätä ns. SHORTREF-mekanismia tässä raportissa pitääksemme esityksen selkeänä (tinkien siis tietueiden koodituksen lyhyydestä). Lyhennyskäytäntöjen käyttö on tietenkin mahdollista, eikä ole ristiriidassa tämän suosituksen kanssa, koska sekä optimoinnit että lyhennysmerkinnät voidaan ohjelmallisesti muuntaa täydelliseksi kooditukseksi.

Tiedot, jotka kuuluvat kuvattavan tietueen näkyvään osaan, esitetään yleensä alkioina. Jotkut tiedot eivät ole luonteeltaan osatietoja, vaan kuvaavat koko tietueen ylläpitoon liittyviä ominaisuuksia tms. Näitä varten SGML:ssä on ns. attribuuttimekanismi. Attribuuteille voidaan antaa oletusarvo ja tarkemmin rajattu arvoalue. Tässä suosituksessa on käytetty attribuutteja säästäen lähinnä, koska niiden formalismi on jonkin verran monimutkaisempi kuin alkioiden.

Tietoalkioiden sisällössä voidaan käyttää lyhenteitä eli olioita (entity), jotka toimivat kuten makrot. Lyhenne edustaa sille määriteltyä aukikirjoitettua tekstiä, jollaiseksi se korvataan käsittelyn kuluessa. Oliot merkitään edeltävällä et-merkillä ja lopussa olevalla puolipisteellä, esim: &ero;HY;&etago;orgnimi> Tässä käytetään seuraavalla tavalla määriteltyä SGML-oliota:

Lyhenteet avataan kulloisenkin DTD-määritelmän mukaisesti, ja siten sama lyhenne voidaan yhtä tarkoitusta varten avata suomenkieliseksi termiksi, ja toista varten vaikkapa sen englanninkieliseksi vastineeksi. SGML-olioita käytetään tutkimustietokannan määrittelyssä jossakin määrin tällaista käyttöä ajatellen, jotta puhtaan SGML:n puitteissa saadaan jonkin verran yleisempi ja monikäyttöisempi tietosisältö.

Alkioiden ja olioiden nimeämiseen liittyy tiettyjä rajoituksia. Nimet saavat olla korkeintaan kahdeksan merkkiä pitkiä ja niiden sallittu merkistö koostuu englantilaisista aakkosista, numeroista ja muutamista välimerkeistä. Nämä rajoitukset häiritsevät suomen kielen osalta sen tavoitteen toteutumista että alkioiden nimeämisen tulisi olla mahdollisimman havainnollista.

Dokumentin tyyppimääritys (DTD) ottaa kantaa tietoalkioiden vapaaehtoisuuteen tai pakollisuuteen. Tämä kannanotto on tekninen siten että tietue, josta pakollinen kenttä puuttuu tulee hylätyksi, eli ohjelmat eivät ota sellaista käsiteltäväksi, vaan antavat virheilmoituksen tms. Tällaisen teknisen pakollisuuden lisäksi on erikseen ohjeita siitä, mitä tietoja tietoalkioihin pitäisi sisällyttää. Nämä ohjeet ovat tutkimustietokannan määrittelyssä varsinaisia DTD-määritelmiä edeltävissä sanallisissa selityksissä. Näissä pakollisuus pyritään nimenomaisesti mainitsemaan.

On luonnollista, että laajempi tietoalkio, esim. artikkelijulkaisu voi olla valinnainen, mutta jos sellainen alkio on sisällytetty, sen tietyt osat (esim. julkaisuvuosi) voivat olla pakollisia kullekin annetulle artikkelijulkaisulle.

Pakollisuus tämän suosituksen puitteissa tarkoittaa useimmiten sitä, että koko korkeakoulun koottuja tietoja yhteiseen muotoon siirrettäessä kyseisen tietoalkion täytyy olla mukana. Korkeakoulun sisällä, kun tietoja kerätään laitoksilta tiedekuntiin tai keskushallintoon, tilanne voi olla toinen niiden tietojen osalta, jotka on tavalla tai toisella pääteltävissä tai ohjelmallisesti lisättävissä. Korkeakoulujenhan ei ole edellytetty käyttävän suosituksen määrityksiä sisäisesti, vaan ne voivat toteuttaa keruun esim. jollakin tekstitietokantaohjelmalla. Tällainen muu ohjelma ja korkeakoulun oma, hieman poikkeava SGML:n mukainen DTD ja paikalliset ohjeet tiedon keräämiseksi ovat kunkin korkeakoulun sisäisiä asioita.

Tämän suosituksen teknisesti pakollisiksi luokittelemien tietojen tulisi muodostaa ehdoton minimivalikoima olennaisimmista tiedoista jotka edellytetään aina annettaviksi kussakin tutkimushankkeessa.

Tekninen pakollisuus käy ilmi SGML-määrittelystä seuraavasti:

Jos alkion nimeä ei seuraa mikään merkeistä (*, +, ?), elementti on pakollinen ja sitä pitää olla tasan yksi kappale.

Ylimmällä tasolla tietokannan määrittely ilmaisee jokseenkin triviaalin asian, että tutkimushanketietokanta tuhti koostuu yhdestä tai useammasta tietueesta tutkimus. Toisto ilmaistaan elementin jäljessä olevalla plus-merkillä.

Toinen, vähemmän triviaali määritelmän osa sanoo, että tietokannassa saa olla huomautuksia eli komm-elementtejä vapaasti missä tahansa. Ilmeisen tarkoituksensa lisäksi tämä antaa mahdollisuuden sijoittaa sellaisia tietoja tietokantaan, joille ei muuten ole varattu omaa paikkaa. Tieto saadaan itsensä selittäväksi esim. lisäämällä siihen sopiva vakioteksti alkuun tunnisteeksi.

Yhtä tutkimushanketta koskevat tiedot on pyritty järjestämään siten, että ne paperille tulostettuna sopivasti muotoiltuna muodostaisivat käyttökelpoisen kuvailun hankkeesta. Tässä suhteessa ehdotus poikkeaa opetusministeriön aiemmasta suosituksesta, joissa kaikki pakolliset kentät luetellaan ennen valinnaisia. Ratkaisu heijastaa myös irrottautumista tavanomaisesta kiinteänmittaisiin kenttiin perustuvasta tietokantamallista.

Kunkin tutkimushankkeen tiedot koostuvat seuraavista alkioista, joista osa jakautuu edelleen osiin.

Tutkimuksen nimi suomeksi tai ruotsiksi [otsake].

Jotkut näistä tiedoista koostuvat useammista osista, toiset ovat yksinkertaisia kenttiä. Kukin selitetään jatkossa tarkemmin.

Yllä mainittujen tietoalkioiden lisäksi tutkimustietueeseen liittyy erinäisiä tietoja jotka eivät varsinaisesti kerro tutkimushankkeesta vaan pikemminkin tietueesta itsestään. Nämä ovat ns. attribuutteja joilla on attribuutin nimi ja arvo. Teknisesti näihin liittyy myös se mahdollisuus, että niille voi asettaa oletusarvoja ja mahdollisten arvojen luetteloita. Kaikki attribuutit pitäisi voida päätellä automaattisesti siten, että tietokannan loppukäyttäjän ei tarvitse kiinnittää niihin huomiota.

Tietuenumero [id]. Tietueen yksiselitteinen tunnistenumero OPM suosituksessa NR, joka koostuisi usein erilaisista merkityksellisistä osista. EY:n CERIF-suosituksen kenttä 11, Record control number identifioi tietueen. voi olla käytöltään pelkästään tekninen ja numero voidaan generoida automaattisesti. Mikä tahansa systemaattisesti käytetty tunnusnumero joka erottaa korkeakoulun tutkimukset toisistaan käy tähän.

Tietokannan omistaja [tietok]. Sen tietokannan, eli käytännössä sen korkeakoulun tunnus, jonka tutkimustietokannasta tietueen tiedot ovat peräisin.OPM:n suositus ei tunne tätä, EY:n suosituksen kenttä 00, Database owner. Tämä arvo generoitaisiin normaalisti ohjelman avulla silloin, kun korkeakoulun tietoja siirretään yhteiseen vaihtoformaattiin. Koska tätä tietoa ei ole tarkoitettu käyttäjien luettavaksi, siinä voidaan käyttää opetusministeriön KOTA-tilastoissa käyttämiä lyhenteitä.Esim.: KOTA: Tietoa korkeakoulujen toimintaa kuvaavasta tietokannasta 1991, Opetusministeriö, Korkeakoulu- ja tiedeosasto, 1992, sivu 8, vasemmalla olevat kirjaintunnukset.

Tutkimustietueen kieli [kieli]. Se kieli, jolla tutkimustietueen tiedot on annettu. Alkio vastaa EY:n suosituksen kenttää 13, Original working language of the record. Käytännössä otsikko, tiivistelmä ja avainsanat annetaan tässä ilmoitetulla kielellä, joka voi olla suomi tai ruotsi. Oletusarvona voidaan pitää korkeakoulun ensisijaista kieltä: suomea fi tai ruotsia sv.Nämä kaksikirjaimiset kielikoodit ovat EY:n CERIF-suosituksen mukaiset. Paikallisesti voidaan olettaa, että korkeakoulun virallinen tai yleisempi kieli on oletus. Tutkimuksista, joiden kieli poikkeaa oletusarvosta, kieli annetaan eksplisiittisesti.

Tietueen täyttöaste [taytto]. Tämä kolmiarvoinen tieto voidaan generoida joko automaattisesti tai esimerkiksi informaatikon toimesta: EY:n suosituksen kenttä 02, Level of completeness code

kaikki tietueen pakolliset ja valinnaiset tietoelementit on annettu: A,

Tietueen luontipäivä [luontpvm]. Tämä voidaan generoida automaattisesti.

Tietueen viimeisen päivityksen päivämäärä [paivpvm]. Se päivämäärä, jolloin tietueen tietoja on viimeksi päivitetty. EY:n suosituksen kenttä 01, Date of last updating of the record. Siellä edellytetään ISO 2014:n muotoista päiväystä YYYYMMDD. Tieto voidaan normaalisti generoida automaattisesti. (Vrt. myöhempänä oleva [tietopvm] -kenttä, joka ilmaisee, mitä ajankohtaa tiedot kuvaavat.)

Tietokannan omistajan oletusarvona kukin korkeakoulu pitää luonnollisesti omaa lyhennettään, samoin esim Åbo Akademi kielikoodina ruotsin kieltä sv.

Tutkimuksen nimi [otsake]. Tutkimuksen nimi eli otsikkoOPM:n suosituksen NI, EY:n CERIF-suosituksen kenttä 21.2, Original project title. tutkimustietueen kielellä, siis suomeksi tai ruotsiksi --- vrt. attribuutti kieli. Useimmiten tutkimuksella on tutkimussopimuksen perusteella virallinen nimi, ja tällöin sitä tulee käyttää. Jos nimeä ei ole ennestään kiinnitetty, valitaan mahdollisimman informatiivinen nimi --- mitä tutkitaan, ja miksi. Pakollinen tietoelementti.

Tutkimuksen nimi englanniksi [title]. Tutkimustietueen toinen kieli on tämän ja aikaisemman suositusten mukaan aina englanti.OPM:n suosituksen kenttä TI. EY:n CERIF-suositus edellyttää tutkimuksen nimen ja tiivistelmän myös muulla EY:n kielellä kuin tutkimuksen alkuperäisellä kielellä. Tutkimuksen nimi muilla kielillä on CERIFin kentässä 22, Project title --- other language(s). CERIFissä annetaan osakenttänä kielikoodi, jota tässä ei tarvita, koska toinen kieli on aina sama. (Lisäksi CERIFin mukaan kaikki tietueessa käytetyt kielet paitsi alkuperäinen kieli luetellaan kentässä 14, Other languages of the record). Tietoelementti on pakollinen.

Tutkimussopimuksen tiedot [tutksop]. Tutkimussopimus, joka yksilöi hankkeen yleispätevällä tavalla ja jota voidaan pitää yhtenä tärkeimmistä tunnisteista.OPM:n suosituksessa kenttä SO, sopimus- tai projektikoodi, jonka diaarinumeroon tai tutkimussopimuksen numeroon osapuolen lyhenne voisi sisältyä. EY:n suosituksessa lähinnä vastaava kenttä on numero 12, Project identifier, joka muotoillaan kansallisen tai tietokantaan liittyvän käytännön mukaan ja varustetaan maakoodilla. CERIFin mukaan mikä tahansa yksiselitteinen tunnus riittäisi. Tietue voi sisältää tiedot useistakin tutkimussopimuksista. Kukin tieto koostuu kahdesta osasta:

Sopimuksen toinen osapuoli [osapuoli]: tutkimusta rahoittava organisaatio, tilaaja, tai sellaisen puuttuessa se yksikkö, jossa tutkimus suoritetaan. Korkeakouluista ja tunnetuimmista rahoittajista käytetään sovittuja lyhenteitä ja mieluiten alla määriteltyjä SGML-olioita.Esim. &HY; Helsingin yliopisto, &OY; Oulun yliopisto, &TKK; Teknillinen korkeakoulu, ..., ja &SA.HUM; Suomen Akatemia/Valtion humanistinen toimikunta, &TEKES; jne. Mikäli saman sopimuksen toisia osapuolia on useita, annetaan useampi kenttä.

Jos molempia tietoja ei ole saatavissa, toinen riittää, kunhan se on oletettavasti yksiselitteinen valtakunnallisestikin.

Jos kyseessä on tilaustutkimus, on ensimmäisenä mainitun tutkimussopimuksen osapuolen oltava tutkimuksen tilaaja.

Mahdolliset muut sopimukset asetetaan järjestykseen toisen osapuolen organisaation laajuuden mukaan, alkaen suurista kansainvälisistä yhteisöistä (esim. YK, EY) ja päätyen pieniin kotimaisiin (esim. oma yliopisto). Koska kaikilla tutkimuksilla ei voi olettaa olevan sopimusta, eivät nämä tiedot ole pakollisia.

Tutkimussopimuksen tunnisteiden avulla on voitava löytää samaan laajempaan hankkeeseen kuuluvat eri korkeakouluissa suoritettavat osat. Yhdistävänä voi olla yksinkertaisesti sama sopimuskoodi tai tietyn systematiikan mukaan rakennetut koodit, joissa on osahankkeille yhteinen osa.

Tutkimuksen tyyppi [tyyppi]. Tyyppiä koskevat tiedot ovat siinä mielessä pakollisia että niillä on määrätty arvoalue, ja jos tietoa ei anneta, annetaan niille ennalta määrätty arvo.

Onko tilaustutkimus? [tilattu]. Oletusarvona on se, että kyseessä ei ole tilaustutkimus, jolloin koko kenttä jätetään pois (tai tyhjäksi). Jos kyseessä on tilaustutkimus, arvona on SGML-vakio &TIL;. Silloin myös kohdassa sopimus- tai projektikoodi on ensimmäisen sopimuksen osapuolen oltava sopimuksen tilaaja.

Tutkimuksen vastuuhenkilö [vasthenk]. Vastuuhenkilö eli vastuullinen tutkija on yleensä myös yksi tutkimussopimuksen allekirjoittajista.OPM:n suosituksen kenttä TU, tutkija tai vastuuhenkilö. EY:n suosituksen kenttä 31, Project director. Vastuuhenkilön nimitiedot ovat pakolliset, mutta tieto hänen asemastaan tutkimusta suorittavassa organisaatiossa (ei siis itse tutkimushankkeessa) on vapaaehtoinen.

Sukunimi [sukunimi]

Vastuuhenkilön nimestä, kuten muistakin henkilöistä erotetaan kaksi osaa: sukunimi ja toisaalta etunimet yhtenä kenttänä.Konversio, joka poimii ensimmäisen tai vastaavasti viimeisen osan sukunimeksi toimii yleensä oikein. On huomattava kuitenkin, ettei Sågvall Hein Anna Lena tai Anna Lena Sågvall Hein -muodoista voi aina päätellä mikä osa on sukunimeä. Sen sijaan pilkulla varustetut muodot ovat aina yksiselitteisiä: Sågvall Hein, Anna Lena. Sekä OPM:n suositus että EY:n CERIF edellyttävät sukunimeä ensin sekä pilkun käyttöä, eli mahdollistavat helpon mekaanisen konversion.

Organisaatio. Sen organisaation (korkeakoulun laitoksen tai tutkimuslaitoksen osaston tms.) tiedot, jossa tutkimusta tehdään. OPM:n suositus kokoaa kaikki tunnistetiedot yhteen kenttään YT, johon laitetaan organisaation nimi, tutkimusta tekevä laitos tai osasto, osoite ja puhelinnumero. EY:n CERIF sisältää kolme kenttää (50, 51 ja 60 ) ja niiden alakenttiä. Näiden vastaavuudet seuraavissa alaviitteissä.

Näihin kuuluvat:

Laajemman tutkimusorganisaation nimiCERIFin osakenttä 50.1, Name of the parent organization. [orgnimi], (korkeakoulu, tutkimuslaitos, ...). Tässä käytetään mielellään lyhyttä SGML-oliota (esim. &JY;). Pakollinen tieto.

Osoitetiedot voivat olla laitokselle, ryhmään tai vaikka vastuuhenkilölle riippuen siitä mikä on paras tapa päästä yhteyteen tutkimuksesta jotain tietävien henkilöiden kanssa.

Tutkimuksen sisällön kuvailu [sisalto] koostuu seuraavista tiedoista:

Tiivistelmä tutkimustietueen omalla kielellä OPM:n suosituksen kenttä TV, EY:n CERIFin kenttä 23, Project abstract in original language. [tiivis]. Tässä kuvataan tutkimushankkeen suunnitelma ja tavoitteet, siis seikkoja, jotka yleensä eivät juuri muutu tutkimuksen kuluessa. Pakollinen tieto.

Tutkimuksen luokituksetOPM:n suosituksen kenttä LU. EY:n CERIF-suosituksen kenttä 72, Common subject classification codes --- Common European Research Classification Scheme on varattu CERCS-luokitukselle. Mahdollista muuta (paikallisesti käytettyä) luokitusta varten CERIFissä on kenttä numero 74. [luokitus] kuvaavat tutkimushankkeen sisältöä, joka voi siis joskus poiketa tutkimusta suorittavan organisaation tavanomaisesta profiilista (vrt. KOTA-koulutusalaluokitus yllä, jonka ei ole tarkoitus kuvailla tutkimusta, vaan laitos).

KOTA-oppiaineluokitus [KOTO, kotaoppi]. Ks. aiemmin mainittu KOTA-käsikirja, sivut 66--74, joilla luetellaan oppiaineiden kolminumeroiset koodit. Pakollinen tieto.

Luokituksista vähintään yhden KOTA-oppiaineluokituksen ja EY:n CERCS-luokituksen antaminen on pakollista. UDK- ja toimialaluokituksia saa antaa lisäksi. Jos on tarpeen, voi samasta luokitustyypistä antaa useita koodeja.

On myös mahdollista antaa luokituksia, joita ei tässä listassa ole. Niistä laitetaan luokituksen tyyppi [ltyyppi] ja luokituksen koodi [luokoodi].

Tutkimushankkeet ovat projekteja, ja projektit tunnetaan siitä, että niillä on tietty alku ja rajallinen kesto. Tällöin voidaan siis antaa aikataulutiedot [aikat].OPM:n suosituksen kenttä AT sisältää alkamis- ja loppumisajankohdan. CERIFin kentät 40, Starting date of the project ja 41, Expected ending date of the project.

Tutkimuksen alkamispäivämäärä [alkupvm]. Tieto ei muutu, katsottu pakolliseksi tiedoksi.

Minimaalinen päivämäärä [pvm] käsittää pelkän vuosiluvun [vv]. Jos kuukaudella [kk] ja päivällä [pp] on merkitystä annetaan päiväyksistä ensin päivä ja kuukausi, sitten vuosi.

Tutkimuksen rahoitus [rahoitus]OPM:n kenttä RA, johon voidaan laittaa rahoituslähde ja -määrä vuosittain. EY:n CERIFin kentät 80 ja 81. Kenttä 80, Financing source sisältää rahoittavan organisaation nimen ja koodin. Kenttä 81, Amount tutkimuksen kokonaisrahoituksen yleisesti ...total amount of the financial support for the entire project... (81.1) ja vuosittain ...total annual amount of the financial support... (81.2). Lisäksi kenttään 81 kuuluvat osakentät 81.3 - 81.6, Average amount per year, Annual personnel cost, Annual working cost ja Total Equipment cost. raportoidaan kausittain, joka on pääsääntöisesti kalenterivuosi. Erityisistä syistä, jos esim. korkeakoulun oman hallinnon tai laskennan takia ei toistaiseksi saada vuosittaisia tietoja, voidaan antaa muu kausi tai käyttää tutkimushankkeen kokonaisrahoituksen tietoja (jättämällä kausi pois).

Rahoitustieto on kumuloituvaa tietoa. Uuden rahoituskauden tietojen tullessa vanhoja tietoja ei ole tarvis poistaa, vaan ne voidaan säilyttää tietueessa. Tutkimuksen kokonaisrahoitusta koskevat tiedot voidaan siten laskea summaamalla.

Rahoitukseen kuuluvat tutkimuksen kunakin rahoituskautena käyttämät resurssit. Parhaassa tapauksessa korkeakoulun kirjanpidosta tulevina lukuina, muuten myönnettyjen lukujen perusteella tai arviona.

Rahoituskausi koostuu seuraavista tiedoista:

Kausi, se aika jota nämä rahoitustiedot koskevat [rahkausi]. Kausi voi olla vuosi tai koostua alkamisajankohdasta [alkupvm] ja loppumisajankohdasta [loppupvm]. Mikäli kauden pituus on sama kuin koko tutkimuksen kesto, ei tätä tietoa tarvita.

Lisäksi on varattu tilaa vapaalle rahoituskertomukselle [rahkerto]. Tässä on mahdollisuus selittää mistä rahaa on saatu ja mihin sitä on käytetty.

Rahoituskertomus on vapaata tekstiä, johon sisältyviä merkityksellisiä kohtia voidaan erityisesti merkitä näkyville. Tällaisia ovat organisaatioiden nimet ja yhteystiedot [org], päivämäärät [pvm] ja rahasummat [summa]. Tällainen merkitseminen on vapaaehtoista, mutta saattaisi parantaa haun mahdollisuuksia.

Tutkijoiden yhteydessä ei ilmoiteta apuhenkilökuntaa. Kustakin tutkimuksessa työskentelevästä tutkijasta annetaan seuraavat tiedot [tutkijat]: OPM:n kenttä MU, muiden kuin vastaavan tutkijan nimet, CERIFin kenttä 32, Principal researchers. Molemmissa halutaan vain nimitiedot.

Sukunimi. Pakollinen tieto.

Tutkimuksen vastuuhenkilö mainitaan tässä uudestaan, jos hän on tutkijana mukana tutkimuksessa. Lisäksi annetaan tutkimuksessa mukanaolon aloituspäivämäärä ja lopetuspäivämäärä. Jos lopetuspäivämäärää ei ole annettu, merkitsee se sitä että tutkija on aktiivisesti mukana tutkimuksessa. Tämän lisäksi saa vielä antaa oppiarvon ja aseman tutkimuksessa. Oppiarvo ja asema eivät ole pakollisia tietoja.

Jos sama tutkija työskentelee useita eri jaksoja tutkimuksen parissa, annetaan kustakin työskentelyjaksosta erikseen alkupäivämäärä ja loppupäivämäärä sekä tutkijan asema tutkimuksessa mikäli se on muuttunut.

Julkaisuina [julk]OPM:n kenttä JU: julkaisut, julkaisusuunnitelmat ja julkaistut raportit tai artikkelit yms. CERIFin kenttä 93, Interim results sisältää julkaisujen lukumäärän ja lueteltuina patentit ja rakennetut prototyypit. ilmoitetaan valmiit, painetut (tai muutoin julkisuuteen saatetut) kirjat, artikkelit ja vastaavat. Painossa olevia tai suunnitelman asteella olevia hengentuotteita ei saa luetella tässä. Niistä voi mainita tiivistelmässä, jos sen katsoo aiheelliseksi. Tutkimushankkeen tuloksena syntyneet julkaisut on jaettu kuuteen eri typpiin, joista annetaan asianmukaiset tiedot.

Tutkimuksen yhteydessä suoritetut opinnäytteet [opinnayt], joista kerrotaan:OPM:n kenttä ON, ilmoitetaan diplomityöt, lisensiaattityöt, väitöskirjat, pro gradut ym. joista kerrotaan tekijä, oppilaitos, osasto, opinnäyte, opinnäytteen nimi ja päivämäärä.

Tekijä [kirj]. Opinnäytteen tekijän sukunimi ja etunimet kuten muissakin [hlo]-tiedoissa. Pakollinen tieto.

Viitteet muihin tutkimuksiin [yhtstyo].OPM:n kentät YH, tutkimukseen osallistuvat muut laitokset ja mahdollisesti myös niiden yhteyshenkilöt, ja OT, osa- ja jatkotutkimukset. EY:n CERIF-suosituksen kenttä 92, Related to cooperation jossa luetellaan tutkimusprojektin kannalta tärkeät yhteydet muihin tutkijoihin tai tutkimuslaitoksiin, kuuluu kategoriaan Additional information. Jos tutkimuksella on emoprojekteja [emoproj], tytärprojekteja [tytarpr], ja/tai rinnakkaisprojekteja [sisarprj], annetaan niiden tiedot kuten oman tutkimuksen tutkimussopimuksen [tutksop] tiedot, tutkimussopimuksen osapuoli ja sopimusnumero [sopkoodi]. Jos jompikumpi näistä on tuntematon, voi antaa vain toisen tiedon.

Muista yhteyksistä [yhtkerto] voi kertoa vapaasti tekstimuodossa. Tänne voi erikseen merkitä sopimuskoodeja [sopkoodi] ja organisaatioita [org] ja niiden yhteystietoja.

Jos on jotakin sellaista relevanttia tietoa [muuta],CERIFin kenttä 95, Other relevant information. joka ei sopinut aikaisempiin kohtiin mutta olisi kuitenkin tutkimuksen kannalta olennaista, voi sen lisätä tähän kohtaan. OPM:n suosituksessa on kaksi kenttää, joita ei tässä tietosisällössä ole: KK, tutkimuksen kokonaiskustannukset (jotka kuitenkin ovat tämän tietosisällön perusteella laskettavissa) ja XX, tutkimuksen sisällön kuvailu muilla halutuilla kielillä. EY:n CERIFissä esiintyy kenttä 91, Related to research programme, joka sisältää tutkimusohjelman nimen ja akronyymin jos tutkimus on osana jotain EY:n tutkimusohjelmaa.

Tietokannassa on kolmentyyppisiä huomautuksia [muuta, huom] ja [komm]. Näistä muuta-elementit ovat niitä tietoja varten jotka katsotaan jossakin aiheellisiksi, mutta joille ei ole omaa elementtiä tässä formaatissa, huom-elementit on tarkoitettu lähinnä jossakin muussa tietoelementissä olevan tiedon kommentoimiseen, ja komm-elementit on varattu jonkinlaisiksi toim.huomeiksi, joita voi laittaa minne tahansa tietueen sisällä.

Olosuhteet ovat melko otolliset korkeakoulujen tutkimushankkeita kuvaavien tietokantojen käynnistymisen kannalta. Toisaalta voidaan tunnistaa useita jarruttavia tekijöitä:

Korkeakoulut ja niiden tieteellinen hallinto, erityisesti tiedekunta- ja laitostasolla ei kaikkialla ole vielä mieltänyt tutkimusrekistereitä omakseen, vaan pitää sellaisia vain valtakunnallisen keskitetyn hallinnon asiana. Nykytilanteessa korkeakoulujen olosuhteet ja pelisäännöt ovat nopeasti muuttuneet. Kaikkialla ei ole ehditty kokea tarvetta laadullisesti riittävän tiedon saantiin, vaan ollaan tyydytty kappale- ja summatietoihin.

Tietokantojen perustaminen ei välttämättä vaadi kalliita laitteita, eikä paljon maksullisia ohjelmiakaan. SGML-editori saattaisi olla paras työväline hankkeiden tietojen syöttöä varten, ja tällaiset editorit ovat maksullisia ohjelmatuotteita.

Seurantaryhmä esittää, että opetusministeriö kehottaisi korkeakouluja toteuttamaan tutkimushankkeita koskevat tietokannat tässä raportissa lueteltujen periaatteiden mukaisesti sekä koordinoisi ja tukisi tietokantojen perustamista. Ryhmä pitää tärkeänä, että perustettavien tietokantojen tiedot ovat julkisia ja tulevat yleisesti saataville.

Seurantaryhmä katsoo, että tutkimushankkeiden osalta korkeakoulujen ja laitosten tuloksellisuuden arvioinnissa tulisi käyttää ensisijaisesti laadullisia kriteerejä, joita käsillä olevassa raportissa ja sen suosituksissa on korostettu. Periaatteen tärkeyden vuoksi ja tutkimustietokantojen perustamisen nopeuttamiseksi olisi toivottavaa, että mm. rehtorien neuvostoa informoitaisiin seurantaryhmän tuloksista. Ryhmä näkee tietojen keruun ensisijaisesti korkeakoulujen tieteelliseen tuloksellisuuteen perustuvan johtamisen ja päätöksenteon edellytyksenä pikemmin kuin tavanomaisena hallinnollisena ATK-hankkeena.

Korkeakoulujen ja opetusministeriön tulisi järjestää yhteinen seminaari, jolla helpotettaisiin tietokantojen perustamista eri korkeakouluissa ja luotaisiin alustava yhteyksien verkosto.

Seurantaryhmä esittää, että opetusministeriö järjestäisi korkeakoulukohtaisten tutkimusrekisterien koordinoinnin. Sen lisäksi, että ministeriö vastaa koordinoinnista, se voisi sopia sopivan tahon, esimerkiksi jonkin korkeakoulun kanssa yhteyksien ylläpitämisestä ja eri korkeakoulujen kokemuksien, ehdotuksien sekä tulkintojen keräämisestä. Koordinoinnin tulisi edistää keskustelua korkeakoulujen kesken muutos- ja parannusehdotuksista.

Kun pääosa korkeakoulukohtaisista tutkimustietokannoista on toiminnassa, tulisi opetusministeriön ryhtyä toimenpiteisiin valtakunnallisen tutkimustietokannan ATK-tekniseksi toteuttamiseksi, koska huomattava osa korkeakoulujen itse tarvitsemasta tiedosta koskee vertailua toisten korkeakoulujen vastaavien oppiaineiden tuloksiin. Muutkin tutkimusrekisterien hyödyt saavutettaneen parhaiten rekisterillä, johon on koottu eri korkeakoulujen tutkimushankkeiden tiedot.